সীরাতুস সাহাবা (রাঃ) মাদরাসায় অনুদান ব্যবস্থাপনাকে সম্পূর্ণ স্বচ্ছ, সুশৃঙ্খল ও নির্ভুল রাখার লক্ষ্যে প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব অনুদান ট্র্যাকিং ব্যবস্থা পরিচালিত হয়। দাতাদের প্রদত্ত প্রত্যেকটি অনুদানকে যত্নের সাথে নথিভুক্ত ও সংরক্ষণ করা হয়, যাতে অনুদান গ্রহণ থেকে ব্যয় পর্যন্ত প্রতিটি ধাপ পরিষ্কারভাবে অনুসরণযোগ্য থাকে।

অনুদান প্রাপ্তির রেকর্ড

প্রতিটি অনুদান নির্দিষ্ট স্লিপ/রশিদ নম্বরসহ ডিজিটাল সিস্টেমে সংরক্ষণ করা হয়। দাতা নাম, মোবাইল নম্বর, পরিমাণ, উদ্দেশ্য ও তারিখ পৃথকভাবে রেকর্ড করা হয়।

উদ্দেশ্যভিত্তিক হিসাব বিভাজন

অনুদানগুলো নিম্নলিখিত ক্ষেত্রে অনুযায়ী আলাদা করা হয়—

হিফয বিভাগ

এতিমখানা পরিচালনা

ভবন নির্মাণ/মেরামত

শিক্ষক বেতন

দরিদ্র ও অসচ্ছল ছাত্র সহায়তা

সাধারণ ফান্ড

এর ফলে প্রতিটি অনুদান সঠিক খাতে ব্যয় নিশ্চিত করা সম্ভব হয়।

 ডিজিটাল ট্র্যাকিং সিস্টেম

প্রতিষ্ঠানের হিসাব বিভাগ প্রতিনিয়ত অনুদানের আয়-ব্যয়ের তথ্য আপডেট করে। এর মাধ্যমে—

মোট প্রাপ্ত অনুদান

কোন খাতে কত ব্যয়

চলমান প্রকল্পে ব্যয়ের অবস্থা
সবকিছু সহজেই পর্যালোচনা করা যায়।

দাতাকে কনফার্মেশন (SMS/Call)

অনুদান গ্রহণের পর দাতাকে SMS বা ফোনের মাধ্যমে নিশ্চিতকরণ প্রদান করা হয় (যদি তথ্য দেওয়া থাকে)।

বার্ষিক রিপোর্ট

প্রতিবছর অনুদান গ্রহণ ও ব্যয়ের বিস্তারিত নিয়ে বার্ষিক আর্থিক প্রতিবেদন প্রস্তুত করা হয় এবং মজলিসে শুরা/প্রশাসনের কাছে উপস্থাপন করা হয়।

স্বচ্ছতা ও দায়বদ্ধতা

সীরাতুস সাহাবা (রাঃ) বিশ্বাস করে—অনুদান হলো আল্লাহর AMAANAH।
তাই প্রতিটি টাকাই যথাযথ খাতে ব্যয় করা হয় এবং প্রয়োজন অনুযায়ী দাতাকে আপডেট দেওয়া হয়।